Kaikilla yrityksillä ei ole projektisuunnitelman laadintaan ohjeistavaa projektikäsikirjaa tai -mallia. Kaikissa projekteissa kuitenkin jonkinlainen suunnitelma tarvitaan.
Paljastetaan heti alkuun esimerkki projektisuunnitelmapohjasta:
- Johdanto
- Projektin tavoitteet
- Projektin lopputulos ja tuotokset
- Mittarit ja hyväksymiskriteerit
- Lähtöoletukset
- Sisältö ja rajaus (erikseen kirjattuna projektista pois jätettävät asiat)
- Projektiorganisaatio
- Projektin omistaja
- Ohjausryhmä
- Projektiryhmä
- Sidosryhmät
- Viestintäsuunnitelma
- Aikataulu
- Budjetti
- Laadunhallinta
- Riskienhallinta
- Ohjaus & seuranta
- Dokumentointi & projektin arviointi
- Projektin päättäminen
Sisällysluettelossa on noudatettu suhteellisen säntillisesti projektiohjeistuksissa kuten SFS-ISO 21500 listattuja projektin osa-alueita. Luettelo on kuitenkin vain esimerkki, jota täytyy pystyä muokkaamaan omiin projekteihin sopivaksi.
Korostin luetteloon lisäksi kohdat, joihin on syytä kiinnittää erikseen huomiota. Laajassa projektipäälliköille suunnatussa kyselyssä puutteellisesti määritellyt projektin tavoitteet sekä puutteellinen viestintä olivat merkittävimmät projektien onnistumista estävät ongelmat.
Lähtöoletuksilla tarkoitan projektin toteutusedellytyksiä koskien esimerkiksi resurssien saatavuutta, markkinatilannetta ja projektien välistä tärkeysjärjestystä. Näiden on oltava voimassa, jotta projekti voidaan viedä suunnitellusti loppuun.
Ensimmäisestä projektikuvauksesta alkaen on myös syytä rajata projekti tarkasti kirjaamalla erikseen näkyviin projektista pois jätettävät asiat. Epäselvä projektin rajaus johtaa nopeasti projektin kriisiytymiseen.
Tutustu sivustolla koulutuksiimme. Starttipaketilla pääsee mukavasti matkaan.