Miksi projektikoulutukset tuottavat harvoin tuloksia?

Kuva 1. Projektipiinaa.

Jotakuinkin tämän ajanlaskumme 3. vuosituhannen projektinhallinnan kouluttajana toimineena olen väistämättä pohtinut, miksi projektikoulutukset tuottavat harvoin tuloksia. Aiheesta ei varmastikaan aukottomia tutkimustuloksia ole, joten pitäydyn varauksellisissa sanankäänteissä. Koulutus ei automaattisesti muutu opeiksi, saati paremmaksi toiminnaksi. Jaan tässä estetekijät kolmeen luokkaan.

Koulutukseen liittyvät tekijät

Koulutuksesta johtuvat ongelmat liittyvät paljolti alla olevan tuloksellista oppimista kuvaavan ketjun ensimmäisiin kohtiin (kuva 2).

Usein koulutuksen alussa ei onnistuta luomaan tarvittavaa motivaatiota ja sen seurauksena koulutettavien huomio jää saavuttamatta. Pahimmillaan koulutuksessa ryhdytään tästä syystä hoitamaan muita töitä ja tehtäviä, jolloin kyse on ajanhukasta.

Vaikka huomio saataisiinkin synnytettyä, asioita on yksinkertaisesti liikaa omaksuttavaksi. Muistamisen edellytyksenä on riittävä asioiden kertaus koulutuksen aikana ja sen jälkeen sekä aktiivinen muistiinpalautus harjoitteilla ja kysymyksillä.

Koulutuksessa on saatettu onnistuneesti huomioida muistiinpainamiseen liittyvät asiat, mutta siinä keskitytään pääasiassa metodologioihin, käsitteisiin, malleihin, työkaluihin tai sertifikaatteihin. Osallistujat oppivat mitä projektinhallinta tai siihen liittyvät sertifikaatit sisältävät, mutta eivät välttämättä, miten tietoja sovelletaan omassa arjessa. Kuilu koulutuksen ja työn välille syntyy myös liian oppikirjamaisista harjoituksista ja esimerkeistä, jolloin ymmärrys jää puutteelliseksi.

Ostaessasi projektinhallinnan koulutusta selvitä kouluttavalta taholta:

1. Onko heillä oppituntien suunnitelmaa (lesson plan) tai vastaavasti, millä tavalla koulutus tukee tietojen, edelleen taitojen ja lopulta käyttäytymisen muutosta?
2. Käytetäänkö koulutuksessa myös koulutuksen jälkeistä aikaa palvelevaa oppimispäiväkirjaa tai vastaavaa dokumenttia?
3. Minkälaisia esimerkkejä koulutuksessa käytetään tai vastaavasti, onko koulutuksessa varattu aikaa opittujen asioiden soveltamiseen omiin projekteihin?

Kuva 2. Koulutuksesta tuloksiin.

Koulutettavaan liittyvät tekijät

Pallo siirtyy koulutuksen jälkeen oppijalle. Urheilija ei pääse olympialaisiin tai muusikko huipulle pelkillä ohjeilla. Tämän jälkeen vaaditaan harjoittelua, jotta koulutuksessa omaksutut tiedot näkyvät parantuneina taitoina. Urheilija tai muusikko aloittaa yksinkertaisista asioista ennen siirtymistä vaativampiin taitoihin tai harjoituksiin. Samalla lailla projektinhallintaa opiskelevan henkilön on maltettava omaksua ensin perusasiat.

Projektityön onnistuminen vaatii usein ajattelutavan muutosta: siirtymistä realismista optimismiin, ennakoinnista reaktiivisuuteen ja roolien taakse piiloutumisesta vastuunottoon. Asenne muuttuu, kun oppija omaksuu uusia taitoja ja näkee ammattimaisen projektinhallinnan tuomat hyödyt omassa arjessaan. Koulutuksen pitää myös osaltaan pystyä haastamaan vallitsevia asenteita.

Käyttäytymisen muutos vaatii tapojen juurruttamista rutiineiksi riittävällä määrällä toistoja.

Kysy ennen koulutukseen menemistä itseltäsi:

1. Voinko soveltaa opittuja tietoja omiin projekteihini sekä omaksua asteittain uusia taitoja koulutuksen aikana tai vaihtoehtoisesti välittömästi sen jälkeen?
2. Onko minulla aikaa palata opittuihin asioihin riittävän kertaamisen ja taitojen omaksumisen varmistamiseksi?
3. Löytyykö minulta käyttäytymisen muuttamiseen vaadittavaa asennetta tapojen juurruttamiseksi johdonmukaisella ja pitkäkestoisella harjoittelulla?

Organisaatioon liittyvät tekijät

Organisaation on annettava oppijalle mahdollisuus opittujen asioiden soveltamiseen. Projektien omistajat eivät välttämättä ymmärrä projektinhallinnan käsitteitä, nykyiset prosessit tai ajattelutavat eivät salli riittäviä projektinhallinnallisia toimia, projektipäällikön valtuudet ovat epäselviä tai ongelmia saatetaan piilotella niiden esiin nostamisen sijaan.

Kannusteet saattavat tukea nopeutta realismin, optimismia tarkkuuden tai mukavuutta tulosten sijaan. Tällöin päätöksiä ohitetaan, aikatauluista ei neuvotella ja riskeistä ei haluta puhua.

Tarkista ennen koulutusta omasta organisaatiostasi:

1. Ymmärretäänkö organisaation eri tasoilla ammattimaisen projektinhallinnan tuomat hyödyt eli onko organisaatioon muodostunut projektikulttuuria?
2. Tukevatko nykyiset prosessit ja ajattelutavat koulutuksessa omaksuttujen tietojen soveltamista?
3. Onko projektipäälliköillä riittävät valtuudet projektien onnistuneeseen läpivientiin?