Français (France) 
Finnish (FI) 
English (United Kingdom) 
Oletko koskaan vaikkapa autoillessasi lumoutunut liikennevaloista siinä määrin, että olet unohtanut, minne olet matkalla? Ehkäpä et, mutta miten on projektien laita?
“Vihreällä ollaan.”
Kuinka monta kertaa olet kuullut tuon – ja silti aavistanut, ettei kaikki ole kohdallaan?
Aikataulu näyttää hyvältä. Budjetti on hallinnassa. Raportointi toimii. Silti jokin varoituskello kilkattaa.
Takaraivoon hiipivä epämiellyttävä ajatus saattaa muistuttaa sinua siitä, että projektien epäonnistuminen voikin johtua väärinymmärryksestä.
Asiat, jotka jäävät helposti tekemättä
Usein projektijohtaminen nojaa tilanneraportointiin, joka kertoo miltä asiat näyttävät – ei miksi ne ovat sellaisia tai mitä seuraavaksi tapahtuu.
Jos haluat kunnon otteen projektistasi, tarvitset kolme eri näkökulmaa:
- Mitä oikeasti tapahtuu?
- Miksi se johtaa tiettyyn lopputulokseen?
- Mitä tästä seuraa?
Useimmat tekevät näistä korkeintaan ensimmäisen – ja silloinkin puutteellisesti.
1. Tilannekuva: paljasta epämukava totuus
Projektin kunnollinen diagnosointi paljastaa usein seuraavanlaisia asioita:
- päätöksenteko on hidasta
- prioriteetit vaihtuvat jatkuvasti
- tunnistettuihin riskeihin ei reagoida
- vastuudet ja valtuudet eivät kohtaa
Toisin sanoen: ongelma ei ole se, mitä raporteissa näkyy – vaan se, mitä niissä ei näy.
Diagnostiikka ei tietenkään ratkaise ongelmia, mutta se rikkoo illuusion hallinnasta.
2. Ymmärrys: kaikki ei vaikuta kaikkeen - ainakaan samalla tavalla
Kun tiedät missä mennään, seuraava kysymys kuuluu: mitä sitten?
Projektin onnistumista ei varmisteta tasapaksulla listauksella tekijöistä (success factors). Onnistuminen edellyttää todenmukaisen tilannearvion jälkeen aktiivista ohjausta (Success Vector), jossa:
- jotkut asiat ovat kriittisiä,
- toiset ovat lähes merkityksettömiä ja
- osa vaikuttaa suoraan, osa epäsuorasti.
Ilman tätä ymmärrystä päädyt tekemään vääriä asioita, mikä on yleisempää kuin haluaisit uskoa.
3. Katse eteenpäin
Tässä kohtaa moni projekti pysähtyy. Tilanne on kartoitettu ja ymmärryskin on parantunut.
Silti kukaan ei kysy: mitä tästä kaikesta seuraa?
Ilman mallinnusta (simulointia) projektin tulevaisuus on arvailua epävarmuuden keskellä.
Yritysilmeen uudistus: “ihan hyvä” projekti
Kuvitellaan melko tyypillinen projekti: yrityksen tai organisaation ilmeen ja nettisivujen uudistus, jossa
- aikataulu on hieman tiukka, mutta ryhmän mielestä toteutettavissa,
- budjetti on hallinnassa ja
- status on vihreällä.
Tarkempi diagnostiikka paljastaa kuitenkin, että:
- päätöksiä odotetaan keskimäärin 5 päivää,
- tehtäviä aloitetaan ennen edellisten valmistumista ja
- tunnistettuja riskejä ei priorisoida.
Päätöksenteon viiveen taas havaitaan johtuvan riittämättömistä päätösvaltuuksista eli väärin kohdistetuista vastuista. Tällöin suorittava porras joutuu jatkuvasti odottamaan ylempien tahojen päätöksiä ennen etenemistä.
Projektin alussa tämä ei ole vielä aiheuttanut ongelmia, mistä syystä raportointi näyttää kaiken olevan kunnossa.
Kuitenkin projektin edetessä tarkempaan suunnitteluun ja edelleen toteutukseen päätöksenteon viive alkaa hidastamaan toimintaa entistä enenmmän. Tehtäessä valitettavan harvinainen projektin simulointi paljastuu 65 %:n todennäköisyys myöhästymiseen ja 40 %:n todennäköisyys budjetin ylitykseen.
Toisin sanoen vastuuepäselvyyksistä johtuvat arjen kitkatekijät ovat merkittävä riski onnistumisen näkökulmasta.
Kun päätöksenteon viivettä saadaan lyhennettyä kahdella päivällä, simulointi osoittaa myöhästymisriskin putoavan alle 30 %:iin ja budjettiylityksen todennäköisyyden puolittuvan.
Projekti on muuttunut “ihan hyvästä” hallittavaksi.
Mikä tässä muuttui?
Työkalujen sijasta ajattelutapa:
- tilannekuva → ei enää oletuksia
- ymmärrys → ei enää arvailua vaikuttavista tekijöistä
- ennakointi → toiveajattelusta tarkempaan mallinnukseen
Epämukava kysymys
Projektisi näyttäessä “vihreää” kysy itseltäsi: onko se oikeasti hallinnassa – vai onko raportointi vienyt sinua harhaan?
Ilman tilannekuvan, ymmärryksen ja ennakoinnin yhdistämistä näin voi olla.