Français (France) 
Finnish (FI) 
English (United Kingdom) 
Ammattimaiseen projektijohtamiseen kuuluu selkeä viestintä, läpinäkyvä päätöksenteko ja jäljitettävä dokumentaatio. PM²-menetelmän neljäs pilari – mallipohjat eli artefaktit – tarjoaa valmiin, johdonmukaisen asiakirjaperheen koko projektin elinkaarelle.
EU-rahoitteisissa projekteissa dokumentaation merkitys korostuu entisestään: rahoittaja edellyttää jäljitettävää päätöksentekoa, läpinäkyvää muutostenhallintaa ja riittävää sidosryhmäraportointia. Vapaasti ladattavissa ja käytettävissä olevat PM²:n artefaktit on suunniteltu juuri tähän ympäristöön.
PM²-menetelmässä artefaktilla tarkoitetaan projektin hallinnassa tuotettavaa asiakirjaa tai dokumenttia – suunnitelmaa, raporttia, lokia tai tarkistuslistaa – jonka avulla projektin oleelliset tiedot tallennetaan, viestitään ja hallitaan.
PM²-allianssi kuvaa artefaktit seuraavasti: "PM² Methodology proposes the creation of a set of Artefacts that facilitate the definition, management and communication of projects. PM² offers a complete set of project templates and detailed guidelines on how to use them."
33 mallipohjaa – kaikkiin projektin vaiheisiin
PM²:n artefaktikirjasto koostuu 33 dokumenttipohjasta, jotka kattavat projektin kaikki vaiheet käynnistämisestä sulkemiseen. Suurin osa on Microsoft Word -tiedostoja, osa Excel-pohjia. Kaikki ovat vapaasti ladattavissa PM²-allianssin ja Euroopan komission sivuilta – ilman rekisteröitymistä.
| Projektin vaihe | Mallipohjat (artefaktit) |
|---|---|
| Käynnistäminen (Initiating) | Project Initiation Request, Business Case, Project Charter |
| Suunnittelu (Planning) | Project Handbook, Project Stakeholder Matrix, Project Work Plan, Risk Management Plan, Issue Management Plan, Change Management Plan, Quality Management Plan, Communications Management Plan, Requirements Management Plan, Transition Plan, Outsourcing Plan, Deliverables Acceptance Plan, Business Implementation Plan |
| Toteutus (Executing) | Project Status Report, Project Progress Report, Change Request Form, Meeting Agenda, Minutes of Meeting |
| Lokit (Logs) | Risk Log, Issue Log, Decision Log, Change Log |
| Tarkistuslistat (Checklists) | Phase-exit Review Checklist, Transition Checklist, Quality Review Checklist, Business Implementation Checklist, Deliverables Acceptance Checklist, Stakeholder Checklist |
| Sulkeminen (Closing) | Project-End Report |
Jokainen mallipohja on kytketty tehtäviin ja rooleihin
PM²-opas määrittelee jokaiselle projektinhallinnalliselle tehtävälle siihen liittyvät artefaktit ja niiden laadintaa koskevat vastuut RASCI-matriisin avulla (Responsible, Accountable, Supports, Consulted, Informed). Mallipohjat eivät ole irrallisia lomakkeita vaan tukipilari prosessien ja roolikuvausten (Governance) lisäksi.
Artefakteja päivitetään projektin aikana, jotta kaikista merkittävistä asioista säilyy ajantasainen dokumentaatio. Versiointi on erityisen tärkeää EU-rahoitteisissa projekteissa, joissa tarkastaja voi pyytää todistusaineistoa päätöksistä ja muutoksista.
EAKR-, ESR+- ja JTF-rahoitteisissa projekteissa dokumentaatio on sekä hallinnollinen velvollisuus että projektin onnistumisen edellytys. PM²:n artefaktiperhe vastaa suoraan näihin vaatimuksiin:
- Muutosten hallinta: Change Request Form ja Change Log varmistavat, että kaikki projektimuutokset on dokumentoitu ja hyväksytty asianmukaisesti.
- Riskien seuranta: Risk Log ja Risk Management Plan luovat selkeän todistusketjun riskienhallinnasta.
- Raportointi sidosryhmille: Project Status Report ja Progress Report pitävät elinvoimakeskukset ja muut rahoittajatahot ajan tasalla.
- Tarkastettavuus: Decision Log varmistaa, että kaikki merkittävät päätökset ovat jäljitettävissä.
Mallipohjat ovat räätälöitäviä
PM²:n mallipohjat on tarkoitettu räätälöitäviksi. Jokaisessa mallipohjassa on ohjeistus sen käyttötarkoituksesta ja täyttämisestä. Organisaatio voi mukauttaa pohjat omaan toimintaympäristöönsä – lisätä logon, muuttaa osiota, laajentaa tai tiivistää rakennetta – kunhan menetelmän ydinperiaatteet säilyvät.
Tämä joustavuus on yksi PM²:n vahvuuksista: sama artefaktiperhe sopii yhtä hyvin pienelle kuntahankkeelle kuin laajalle ylikansalliselle EAKR-projektille.
PM²-menetelmän pilariT – sarja
- Pilari 1: Hallintomalli (julkaistu)
- Pilari 2: Projektin elinkaari (julkaistu)
- Pilari 3: Prosessit (julkaistu)
- Pilari 4: Artefaktit ja mallipohjat (tämä artikkeli)
Liity PM² Suomi -yhteisöön
LinkedIn-ryhmä · tapahtumat · koulutukset · aluekoordinaattori